Imprezy ple­ne­rowe

Imprezy ple­ne­rowe naj­czę­ściej orga­ni­zo­wane są wio­sną i latem, kiedy dzień jest długi, a pro­mie­nie sło­neczne dodają każ­demu ener­gii do życia. Wyda­rze­nia te, nie są dla nas obce. W sezo­nie wio­senno let­nim spo­ty­kamy się z nimi bar­dzo czę­sto pry­wat­nie, ale rów­nież i zawo­dowo. Każdy event ple­nerowy dostar­cza nam nie­za­po­mnia­nych wspo­mnień i ma swój wyjąt­kowy kli­mat, szcze­gól­nie wie­czo­rem.

Coraz wię­cej firm decy­duje się na orga­ni­za­cję inte­gra­cji w ple­nerze, chcąc dać odpo­cząć swoim pra­cow­ni­kom, dostar­czyć im odpo­wied­niej moty­wa­cji do dal­szych dzia­łań czy po pro­stu zin­te­gro­wać zespół, z któ­rym pra­cu­jemy codzien­nie. Sam pomysł na imprezę ple­nerową to nie wszystko. Trzeba wie­dzieć jak się za to zabrać lub wie­dzieć jakie dzia­ła­nia należy kon­tro­lo­wać, zle­ca­jąc orga­ni­za­cję imprezy ple­ne­rowej agen­cji even­to­wej.

Cha­rak­ter imprezy ple­ne­rowej

Zanim zaczniemy pla­no­wać nasze wyda­rze­nie, zasta­nówmy się jaki cha­rak­ter powinno ono mieć. Czy ma to być rodzinny pik­nik, impreza inte­gra­cyjna, czy może ban­kiet w ple­nerze. Spo­tka­nie z kon­tra­hen­tami, pre­miera pro­duktu czy jubi­le­usz? Na spo­koj­nie, tanecz­nie, a może z dozą adre­na­liny? Sce­na­riu­szy jest naprawdę wiele i tylko od nas zależy który wybie­rzemy.

Ter­min eventu

Jeśli usta­limy jaką imprezę ple­nerową chcemy zor­ga­ni­zo­wać, kolejną rze­czą, jaką musimy usta­lić, jest ter­min. Datę należy dobrze prze­my­śleć i prze­śle­dzić kalen­darz. Nasze imprezy ple­ne­rowe nie powinny odby­wać się w bli­skim ter­mi­nie innych waż­nych wyda­rzeń w naszej fir­mie, nie powinny także koli­do­wać ze świę­tami i week­en­dem.

Weekend to czas dla rodziny i pra­cow­nicy chcą spę­dzić ten czas wła­śnie z nią, choć i na to można zna­leźć spo­sób. Jeśli zależy nam, by nasz event odbył się w sobotę, to jakby z góry narzu­camy jego rodzinny cha­rak­ter. Może się wyda­wać, że orga­ni­za­cja i koor­dy­na­cja fir­mowo-rodzin­nego pik­niku jest pro­sta, ale tak nie jest. Pierw­szą trud­no­ścią będzie wła­śnie wybór odpo­wied­niego ter­minu.

Jeśli zabie­rzemy się za orga­ni­za­cję zbyt późno, powin­ni­śmy liczyć się z tym, że więk­szość obiek­tów, atrak­cji, firm cate­rin­go­wych nie będzie mieć dla nas wol­nego ter­minu i w tym momen­cie stres zwią­zany z orga­ni­za­cją imprezy rośnie. Można jed­nak tego unik­nąć. Jak? Tu poja­wia się pyta­nie: kiedy zacząć pla­no­wać fir­mowy event w ple­nerze? Wszystko zależy od tego, jak duża ma być impreza. Jeśli pla­nu­jemy zor­ga­ni­zo­wać ple­ner dla 300 i wię­cej osób, jego pla­no­wa­nie powin­ni­śmy zacząć przy­naj­mniej z sze­ścio­mie­sięcz­nym wyprze­dze­niem. Jeśli jest to mniej­szy event, możemy zacząć pla­no­wa­nie na trzy mie­siące przed imprezą.

Zasada jest pro­sta: im wcze­śniej zaczniemy nasze przy­go­to­wa­nia, tym więk­sza szansa na powo­dze­nie i mniej stresu zwią­za­nego z imprezą ple­nerową.

Poważny dyle­mat – miej­sce

Kolej­nym eta­pem orga­ni­za­cji imprezy ple­ne­rowej to wybór odpo­wied­niego miej­sca. Mamy kilka rodza­jów obiek­tów ple­nerowych i wybór wła­ści­wej loka­cji zależy od wielu czyn­ni­ków i udo­god­nień, jakie chcemy mieć. Zacz­nijmy jed­nak od typów obiek­tów.

Obiekty spor­towe. Czę­sto znaj­dują się w oko­licy szkół. Można je wykorzy­stać i odpo­wied­nio zago­spo­da­ro­wać. Łatwo dostępne miej­sce, każdy z uczest­ni­ków ma łatwą moż­li­wość dojazdu. Miej­sce jed­nak nie jest dość atrak­cyjne, ale ide­al­nie spraw­dzi się na potrzeby orga­ni­za­cji eventu spor­to­wego. W tego typu obiek­tach musimy zadbać o cate­ring, spraw­dzić, czy dojazd jest dogodny. Koniecz­no­ścią jest orga­ni­za­cja strefy sani­tarnej oraz odpo­wied­niego zabez­pie­cze­nia terenu.

Hotele. Obiekty posia­dające miej­sca noc­legowe oraz zazwy­czaj (choć nie zawsze) nie­wielki teren zie­lony, który można wykorzy­stać na mniej­szego fir­mo­wego grilla. Plu­sem takich miejsc jest to, że są kom­plek­sowe. Co to ozna­cza? Nie musimy mar­twić się o noc­leg, nie musimy szu­kać firmy cate­rin­gowej, ponie­waż hotel zapewni nam wyży­wie­nie. Mamy dostęp­nych wiele udo­god­nień w jed­nym miej­scu, co powo­duje obni­że­nie kosz­tów. Hotele posia­dają pełne wypo­sa­że­nie sani­tarne, wszel­kie potrzebne przy­łą­cza prą­dowe. Mimo iż, hotele mają wszystko, czego nam potrzeba, nie każda firma chce orga­ni­zo­wać event ple­nerowy bez­po­śred­nio przy hotelu.

Pałace, dworki. Te obiekty są naj­bar­dziej pożą­dane pod orga­ni­za­cję imprezy ple­ne­rowej. Nie dość, że posia­dają wszyst­kie udo­god­nie­nia, to jesz­cze posia­dają zazwy­czaj spory teren zie­lony z ogrom­nymi moż­li­wo­ściami. Pałace i dworki zlo­ka­li­zo­wane są naj­czę­ściej poza mia­stem, co wiąże się z orga­ni­za­cją trans­portu dla uczest­ni­ków. Dają jed­nak poczu­cie intym­no­ści pod­czas imprezy ple­ne­rowej.

Obiekty spe­cjalne. Pow­stają też podobne obiekty do dwor­ków, które posia­dają spory teren zie­lony i są wyko­rzy­sty­wane tylko na potrzeby even­towe, a co ważne – zapro­jek­to­wane są z myślą o orga­ni­za­cji even­tów i np. roz­miesz­cze­nie prądu jest odpo­wied­nio zapro­jek­to­wane, podob­nie jak inne ele­menty. W takich obiek­tach każdy budy­nek, każda ścieżka i każda posa­dzona roślina jest ide­al­nie zapro­jek­to­wana. Dla­czego? By uła­twić pla­no­wa­nie prze­strzeni.

Czym powin­ni­śmy kie­ro­wać się, wybie­ra­jąc obiekt pod imprezę ple­nerową?

Przede wszyst­kim wiel­ko­ścią miej­sca i loka­li­za­cją. Musimy wie­dzieć, czy miej­sce, któ­rym się inte­re­su­jemy, pomie­ści wszyst­kich uczest­ni­ków i atrak­cje towa­rzy­szące. Loka­li­za­cja, ponie­waż musimy wie­dzieć, czy zapew­nić trans­port, czy uczest­nicy mogą doje­chać sami i będą mieć moż­li­wość pozo­sta­wie­nia samo­chodu w bez­piecz­nym miej­scu.

Istot­nym ele­men­tem, który należy brać pod uwagę, jest to, czy dany obiekt ofe­ruje nam noc­leg oraz wyży­wie­nie. Jeśli nie, sprawdźmy, co jest w oko­licy i z jakiego cate­ringu bądź hotelu możemy skorzy­stać. Czę­sto firmy współ­pra­cują ze sobą, więc należy zapy­tać o to wła­ści­ciela obiektu.

Nasze miej­sca pod imprezy ple­ne­rowe powinny zapew­niać dogodne warunki sani­tarne. Jeśli ich nie posiada, powin­ni­śmy pomy­śleć o mobil­nych toa­le­tach. Na ten moment na rynku mamy wiele roz­wią­zań sani­tar­nych, które zaspo­koją wszel­kie potrzeby i nie będą zakłó­cały widoku. Pod­czas wizji lokal­nej nie zapo­mnijmy zapy­tać o przy­łą­cza prą­dowe, uła­twi nam to pla­no­wa­nie stref cate­ringu i atrak­cji. Dobrze jest też zabrać od zarządcy obiektu plan terenu, by móc póź­niej spo­koj­nie pla­no­wać prze­strzeń.

Imprezy ple­ne­rowe – coś na ząb…

Nie­odłącz­nym ele­men­tem każ­dej imprezy jest cate­ring. Nie należy trak­to­wać tego tematu powierz­chow­nie. Powin­ni­śmy zadbać o atrak­cyjne i este­tyczne menu, dla­tego warto zro­bić rese­arch wśród firm cate­rin­go­wych, popro­sić o ofertę i nie kie­ro­wać się tylko ceną.

Pomy­słowe menu, dba­łość o szcze­góły i zaan­ga­żo­wa­nie firmy cate­rin­gowej jest bar­dzo ważne pod­czas reali­za­cji. Event mana­ger powi­nien współ­grać z cate­rin­giem. Z kolei szef cate­ringu musi być poin­for­mo­wany o pro­gra­mie, by być przy­go­to­wa­nym na to, co ma się wyda­rzyć. Musi mieć zatem podane godziny, w któ­rych mogą wystar­to­wać, np. z gril­lem czy barem alko­ho­lo­wym.

Dla każ­dej firmy cate­rin­gowej musimy zapew­nić zaple­cze i dostęp do wody i prądu. Nie pozwólmy, by tak zwane „cate­rin­gowe brudy” były widoczne dla naszego gościa. Gość ma cie­szyć się relak­sem i este­tyką eventu ple­ne­rowego.

Dach nad głową

Jeśli obiekt, który wybie­ramy, nie posiada wła­snej ple­ne­rowej wiaty lub jest ona zbyt mała dla naszych gości, musimy pomy­śleć o posta­wie­niu dodat­ko­wego namiotu. Namiot należy wypo­sa­żyć w miej­sca sie­dzące, oświe­tle­nie i nagło­śnie­nie. Możemy rów­nież zadbać o scenę, jeśli pla­nu­jemy występy arty­styczne lub prze­mowy pod­czas eventu.

Wybór firmy, która postawi namiot, nie jest pro­sty. Należy spraw­dzić stan namio­tów, szyb­kość reali­za­cji, dostęp­ność, ceny. Nikt nie chce korzy­stać z namio­tów, które są uszko­dzone czy brudne. Żadne wytłu­ma­cze­nie ze strony podwy­ko­nawcy nie pomoże, jeśli namiot czy jaka­kol­wiek inna rzecz, nie speł­nia naszych ocze­ki­wań lub, co gor­sza, ktoś cze­goś nie zabrał i nie można dokoń­czyć pracy w pla­no­wa­nym cza­sie. Kon­struk­cja namiotu musi być sta­bilna i bez­pieczna dla naszej imprezy ple­ne­rowej i jej uczest­ni­ków.

Atrak­cje

Podob­nie, jak w przy­padku namiotu, to samo doty­czy atrak­cji, które są prze­wi­dziane pod­czas eventu. Nasze atrak­cje powinny mieć wszel­kie pozwo­le­nia i ate­sty, muszą być bez­pieczne dla naszych uczest­ni­ków. Nie mogą być uszko­dzone, a przede wszyst­kim, musi być osoba, która będzie nad­zo­ro­wała sprzęt.

Zna­ko­mi­tym pomy­słem jest też obec­ność ani­ma­tora, który popro­wa­dzi daną kon­ku­ren­cję czy zabawę. Jeśli mowa o ani­ma­to­rach to warto pomy­śleć także o kon­fe­ran­sje­rze, który z kolei popro­wa­dzi całą imprezę. Wybór kon­fe­ran­sjera nie­stety rów­nież nie jest pro­sty, musi być to osoba, która potrafi por­wać i zaan­ga­żo­wać uczest­ni­ków do wspól­nej zabawy. Nie może być to ktoś, kto boi się wyjść do ludzi. Kon­fe­ran­sjer napę­dza całą imprezę i budzi do życia jej uczest­ni­ków.

Imprezy ple­ne­rowe – bez­pie­czeń­stwo

Event ple­nerowy wiąże się w dużym stop­niu z bez­pie­czeń­stwem, dla­tego też powin­ni­śmy zapew­nić ochronę, która nie będzie wpusz­czać obcych osób na teren oraz będzie kon­tro­lo­wać porzą­dek pod­czas ple­neru. Kolej­nym punk­tem bez­pie­czeń­stwa jest zapew­nie­nie punktu medycz­nego lub ratow­nika. Nie jeste­śmy w sta­nie prze­wi­dzieć, czy ktoś nie zrobi sobie krzywdy, dla­tego też w takich sytu­acjach ratow­nik medyczny jest bar­dzo potrzebny.

Idąc dalej, powin­ni­śmy ubez­pie­czyć naszych gości, pod­pi­su­jąc sto­sowną polisę, która będzie obo­wią­zy­wała tylko w dniu imprezy. Jako orga­ni­za­tor rów­nież powin­ni­śmy posia­dać odpo­wied­nią polisę, która w razie potrzeby nas zabez­pie­czy.

Stop! Ale co z umo­wami?

Umowy powin­ni­śmy pod­pi­sy­wać z każ­dym, jest to zabez­pie­cze­nie dla nas. Umowy powinny okre­ślać dokład­nie prawa i zobo­wią­za­nia stron. Nie­stety czę­sto jest tak, że brak pod­pi­sa­nej umowy rodzi więk­sze kom­pli­ka­cje. Dla­tego ufajmy sobie, ale pod­pi­sujmy umowy, by unik­nąć ewen­tu­al­nych nie­przy­jem­no­ści.

Skoro wiemy, na co zwró­cić uwagę i od czego zacząć, to naj­wyż­szy czas, by zor­ga­ni­zo­wać fir­mowy ple­ner!

Krótka ściąga – impreza ple­ne­rowa krok po kroku

1. Ter­min

2. Miej­sce

3. Udo­god­nie­nia

4. Cate­ring

5. Nagło­śnie­nie, oświe­tle­nie, scena

6. Namiot

7. Wypo­sa­że­nie namiotu

8. Atrak­cje

9. Kon­fe­ran­sje­r/a­ni­ma­to­rzy

10. Bez­pie­czeń­stwo

11. Umowy

AUTOR:

Imprezy ple­ne­rowe – jak ugryźć i z czym zjeść? – arty­kuł opra­co­wała Ilona Kozłow­ska – Event Mana­ger Cen­trum Even­to­wego Bar­ci­nek

Ilona Kozłow­ska
Odpo­wiada za orga­ni­za­cję i koor­dy­na­cję even­tów fir­mo­wych, które główną uwagę sku­piają na pra­cow­ni­kach czy part­ne­rach bizne­so­wych. Z even­tami zwią­zana jest od wielu lat i w dal­szym ciągu eventy spra­wiają jej ogromną radość. Łączy swoje pasje z pracą i jak twier­dzi nie prze­pra­co­wała jesz­cze ani jed­nego dnia, bo robi to, co kocha. Pro­wa­dzi bloga o tema­tyce even­to­wej www.Ilo­na­Ko­zlow­ska.pl. W wol­nych chwi­lach czyta kry­mi­nały, prasę bran­żową i z pasją ogląda seriale na Net­fli­xie.

---

DO CZYTELNIKÓW:

Opo­wiedz­cie w komen­ta­rzach poni­żej, czy orga­ni­zu­je­cie imprezy ple­ne­rowe? Podziel­cie się, pro­szę Waszymi doświad­cze­niami. Jeśli macie jakieś pyta­nia – posta­ramy się odpo­wie­dzieć na wszyst­kie.